Garante nazionale dei diritti delle persone private della libertà personale

vista la delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016, con cui l’Autorità Nazionale Anticorruzione ha adottato le ‘Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico’,

tenuto conto del primo Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e la Trasparenza (d’ora in poi PTPCT) adottato dal Garante nazionale dei diritti delle persone detenute o private della libertà personale il 30 gennaio 2018,

è adottato il seguente Regolamento interno sulle modalità di presentazione, trattazione e decisione delle richieste di accesso documentale, accesso civico, accesso generalizzato.

Premessa
Per accesso agli atti si intende quello previsto dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 (d’ora in poi "accesso documentale"), in base alla quale il richiedente deve dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso”. La finalità dell’accesso documentale è quella di porre i soggetti interessati nelle migliori condizioni per esercitare le facoltà partecipative e/o oppositive che la legge prevede.

Per accesso civico o accesso civico semplice si intende quello previsto dall’articolo 5 comma 1 del decreto legislativo 14 marzo 2013 n. 33 (d’ora in poi decreto trasparenza), poi come modificato dal citato decreto legislativo n. 97/2016. Esso si riferisce agli atti, documenti e informazioni oggetto di obblighi di pubblicazione; infatti rappresenta un rimedio alla mancata osservanza degli obblighi di pubblicazione imposti dalla legge e può essere attivato da ‘chiunque’ a prescindere dalla titolarità di una situazione giuridica soggettiva.

Per accesso generalizzato si intende quello previsto dal decreto legislativo n. 97/2016 che attribuisce a ‘chiunque’ il diritto “di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis” (articolo 5, comma 2, del decreto trasparenza). Con tale previsione il legislatore ha voluto favorire “forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche” e “promuovere la partecipazione al dibattito pubblico”. Tale ‘ratio’ è conforme a quanto previsto anche in ambito europeo[1], nonché dalla Corte europea dei diritti dell’uomo[2] che ha qualificato il diritto di accesso alle informazioni quale specifica manifestazione della libertà di informazione. L’accesso generalizzato costituisce la regola generale della trasparenza, in analogia agli ordinamenti aventi il Freedom of Information Act (FOIA).

Ambito soggettivo
Si ritiene che questa Autorità garante rientri nell’ambito soggettivo di applicazione previsto dall’articolo 2-bis, comma 1, del decreto legislativo n. 33/2013, laddove per ‘pubbliche amministrazioni’ si intendono “tutte le amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001 n. 165 e successive modificazioni, ivi comprese le autorità portuali, nonché le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione”.

Modalità di presentazione della richiesta
La richiesta di accesso va indirizzata al Garante nazionale dei diritti delle persone detenute o private della libertà personale tramite i moduli (v. allegati 1, 2, 3) pubblicati sul sito, alla sezione trasparenza, inoltrandoli preferibilmente all’indirizzo PEC prot.segreteria@cert.garantenpl.it, oppure a segreteria@garantenpl.it o inviandoli per posta all’indirizzo via San Francesco di Sales, 34 – 00165 Roma.

La richiesta deve essere sottoscritta e presentata unitamente alla copia del documento d’identità. La richiesta è da considerarsi valida anche in assenza del documento d’identità se è trasmessa dall’istante mediante la propria casella di posta elettronica certificata, se è sottoscritta mediante la firma digitale, se l’istante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID) o attraverso la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi.
Qualora l’istanza sia presentata a mano, il dipendente dell’Ufficio ricevente deve identificare il richiedente.

Anche la richiesta di riesame (v. infra) al Responsabile della Prevenzione della corruzione e della Trasparenza (d’ora in poi RPCT) va inoltrata preferibilmente all’indirizzo PEC prot.segreteria@cert.garantenpl.it oppure a segreteria@garantenpl.it o inviata per posta all’indirizzo via San Francesco di Sales, 34 – 00165 Roma (v. modulo, allegato 4).

Adempimenti dell’Ufficio ricevente
L’Ufficio ricevente è la U.O Segreteria Generale, che provvederà entro il termine massimo di tre giorni a protocollare e inviare tramite protocollo informatico l’istanza alla U.O. competente per materia. Nel caso di presentazione di richiesta di riesame (v. infra) al Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza, l’Ufficio ricevente provvederà entro due giorni a trasmetterla tramite protocollo informatico al RPCT, tenuto conto del brevissimo termine attribuito a quest’ultimo per decidere.

Data di presentazione della richiesta
L’individuazione della data di presentazione della richiesta è di fondamentale importanza perché da quest’ultima decorre il termine di trenta giorni previsto dall’articolo 5, comma 6, del decreto trasparenza per provvedere sulla stessa.
In caso di trasmissione della richiesta a mezzo di posta elettronica, la data di presentazione è quella dell’invio per posta e non quella del protocollo, qualora la protocollazione non sia contestuale alla ricezione. Nel caso di consegna per posta o a mano, farà fede il timbro di arrivo o deposito presso l’Ufficio.

Adempimenti delle U.O.
Una volta ricevuta l’istanza, il responsabile della U.O., che è anche da considerarsi responsabile del procedimento, provvederà, prima facie, a verificare che l’istanza contenga gli elementi indispensabili al fine di individuare il dato, l’informazione, o il documento richiesto. In caso negativo, scriverà al richiedente per ottenere le precisazioni o i chiarimenti necessari per identificare l’oggetto della richiesta, assegnando un termine massimo di trenta giorni per adempiere. In questo caso il termine di trenta giorni per provvedere sull’istanza di accesso decorrerà dalla data in cui perverranno le precisazioni o i chiarimenti richiesti. Se le precisazioni o i chiarimenti non siano pervenuti entro il termine assegnato o siano insufficienti, il responsabile del procedimento disporrà, a firma del Presidente del Garante nazionale, l’inammissibilità della richiesta e ne darà comunicazione all’istante. Analogamente, qualora la richiesta non contenga i dati necessari all’identificazione personale del richiedente, il responsabile del procedimento provvederà a chiedere l’integrazione dei dati assegnando il termine massimo di trenta giorni per adempiere, facendo presente che qualora il richiedente non provveda all’integrazione, o nel caso di insufficienza della stessa, il responsabile del procedimento disporrà l’archiviazione per improcedibilità, a firma del Presidente del Garante nazionale, senza darne comunicazione, non essendo identificato il soggetto istante. Il responsabile del procedimento verificherà anche che l’istanza verta su materia di sua competenza. In caso negativo, tramite protocollo informatico, smisterà l’istanza alla U.O. competente. Il responsabile del procedimento, una volta appurata la ricevibilità, l’ammissibilità e la competenza nel merito, entro il termine di cinque giorni dalla ricezione della richiesta (salvo i termini di sospensione di cui sopra) provvederà a comunicare al richiedente chi è la U.O. competente e il nominativo del responsabile del procedimento. Terminata la fase di pre-istruttoria, il responsabile del procedimento procederà all’istruttoria del caso, qualificando l’istanza in base ai criteri individuati in premessa; qualora si tratti di accesso generalizzato, provvederà entro dieci giorni  (salvo i termini di sospensione di cui sopra) dalla data in cui l’Ufficio ha ricevuto la richiesta, a inviare copia dell’istanza ai controinteressati individuati ai sensi dell’articolo 5-bis, comma 2, del decreto trasparenza per mezzo di raccomandata o per via telematica. L’articolo 5 comma 5 del suddetto decreto stabilisce che “a decorrere dalla comunicazione ai controinteressati, il termine di cui al comma 6 è sospeso fino all’eventuale opposizione dei controinteressati” e che “entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possano presentare una motivata opposizione, anche per via telematica alla richiesta di accesso”. La sospensione del termine per provvedere sull’istanza decorre dall’invio della comunicazione e cessa allo scadere del decimo giorno successivo alla data di ricezione della stessa da parte del controinteressato, o alla precedente data della proposizione dell’opposizione da parte di quest’ultimo. Nel caso di invio a più controinteressati, il termine di sospensione cessa allo scadere del decimo giorno dalla data di ricezione dell’ultima comunicazione.  Il richiedente l’accesso generalizzato non deve essere necessariamente informato dei soggetti controinteressati cui la sua richiesta è stata trasmessa, potendo l’identità di questi ultimi essere riservata; nondimeno egli dovrà essere messo al corrente della sospensione del procedimento determinata dall’invio della copia della richiesta d’accesso generalizzato al controinteressato. L’interpello dei controinteressati è adempimento che deve precedere la decisione finale. Qualora si ritenga di privilegiare l’ostensione dei documenti con l’omissione dei dati personali presenti, in quanto l’obiettivo informativo può essere raggiunto senza implicare il trattamento dei dati richiesti, non si procederà a interpellare i controinteressati.  Una volta conclusa l’istruttoria necessaria, il responsabile del procedimento predisporrà il provvedimento motivato a firma del Presidente del Garante nazionale. Infine, il responsabile del procedimento trasmetterà all’istante e agli eventuali controinteressati l’esito (accoglimento, diniego, differimento) della richiesta entro il termine di trenta giorni dalla data della sua presentazione. In caso di differimento dell’accesso, deve essere indicata l’attività per la cui regolare esecuzione l’accesso è rinviato; al termine della stessa, il responsabile del procedimento provvede senza ulteriore richiesta alla trasmissione dei dati, informazioni e/o documenti richiesti. Entro i cinque giorni successivi dalla conclusione del procedimento, il responsabile del procedimento provvederà a iscrivere i dati relativi all’iter della richiesta sul registro degli accessi (v. allegato 5), che verrà pubblicato e aggiornato semestralmente a cura del Referente per la Trasparenza.

La richiesta di riesame al RPCT
In caso di diniego totale o parziale dell’accesso o di mancata risposta entro il termine indicato dal decreto trasparenza, il richiedente può presentare richiesta di riesame al Responsabile della Prevenzione della corruzione e la Trasparenza del Garante nazionale dei diritti delle persone detenute o private della libertà personale; il RPCT decide con provvedimento motivato entro il termine di venti giorni.

Qualora l’accesso generalizzato sia stato negato o differito per motivi attinenti la tutela della “protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia”, in caso di richiesta di riesame, l’RPCT può sentire il Garante per la protezione dei dati personali (articolo 5-bis, comma 2, lettera a, decreto trasparenza). In tale ipotesi, il Garante per la protezione dei dati personali si pronuncia entro il termine di dieci giorni dalla richiesta, durante i quali il termine per l’adozione del provvedimento da parte del RPCT è sospeso.

Anche il controinteressato, in caso di accoglimento della richiesta, può presentare richiesta di riesame al RPCT (articolo 9, comma 5, decreto trasparenza); la disciplina dei termini è la stessa sopra vista.

Considerazioni finali
In considerazione del breve termine previsto dalla legge per provvedere sulla richiesta di accesso, tenuto conto di quanto già rilevato nel PTPCT circa la mancata copertura dell’intera pianta organica prevista per il personale da assegnare al Garante nazionale a fronte dei numerosi e complessi compiti attribuiti, valutata la sostenibilità organizzativa, si ritiene che in questa prima fase sperimentale di applicazione del presente Regolamento la procedura adottata sia la più idonea a garantire la competenza nelle risposte da inviare e la loro coerenza sistematica.

Il responsabile della U.O. Sistemi Informativi curerà la predisposizione sul Protocollo Calliope della struttura informatica che corrisponda all’organizzazione prevista nel presente Regolamento e la pubblicazione di quest’ultimo sul sito, nella sezione trasparenza, unitamente agli allegati. Gli adempimenti di cui sopra saranno verosimilmente posti in essere dal 1° maggio 2018, come previsto nel cronoprogramma del PTPCT.

Roma, 24 aprile 2018

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[1] V. ordinamento Unione Europea, art. 15 TFUE e Capo V della Carta dei diritti fondamentali